【今すぐ見直せ】 職場の無駄を削減 10選

白蛇くん
毎日意味のない会議や取引先からの電話に辟易しています。
ヒロヤン
生産性のない会議ほど無駄なことはないですよね。大手の歴史ある会社で働いていたヒロヤンが実体験の化石業務をお伝えします。

ヒロヤンは新卒から入社した大手企業から学校の1クラスの生徒数より全従業員が少ないベンチャー企業にエンジニアとして転職したのですが、ストレスがめっきり減ったのは勿論、圧倒的な業務効率化とスピード感に驚き感動さえもしました。本日はそのギャップから感じた古い体質企業の削減できる無駄な業務を発表します。願いとしてはこれから紹介する古い企業で感じた職場の無駄業務が一刻も早く淘汰されて滅んで、より効率的で生産性の高い企業運営を社会の為に、日本の為にして欲しいのです。

丁寧すぎる “年末年始の挨拶”

具体的に

・年末の営業最終日に「1年間お世話になりました。」と得意先に挨拶にいく

・年明けの年初営業日に「今年1年よろしくお願いします。」と得意先に挨拶にいく

デジャブではありません。「どちらか」ではありません。「年末・年初とも」ダブルコンボで行っていました。

はっきり言って時間の無駄です。なぜ2回行くんですか?そもそも行く必要あるんですか?

得意先も1つの企業だけと取引しているわけではないので、年明けなんか会えることなんかほぼない(肌感覚的に20%)ので名刺だけ置いて帰ります。

名刺なんか置いてアピールしたかったのでしょうか?

ヒロヤン
年末年始のルーチンワーク化されて誰も異を唱える人がいませんでしたし、自分も染まっていました。正直メールで良くないですか?

伝統 “お茶だし”

具体的に

・取引先相手が上長との商談にやってきたら若手女性社員がお茶を出す

前職ではお茶出しを筆頭に男尊女卑という伝統的習慣が存在していました。

ちなみに若手女性社員がいない場合は若手男子になります。

たまに同席もしましたが

ヒロヤン
よかったらお飲みになってください。

というマジックワードを言わないとお客さんは飲まなくないですか?

また総体的にお茶を残す人、もしくは1滴も口につけない人の方が多かったです。

更にお茶だしには作法が存在し、お茶を出す方向まで決まっていました。

お茶は相手の右手側から出さなければなりません。

なぜなら人間の心臓は左側にあるので防衛本能を刺激しないように右手側からいちいちお茶を出していました。

ヒロヤン
伝統のお茶だし辞めませんか?多くの人の時間を奪います。

白い化石 ”ホワイトボードカレンダー”

具体的に

・googleカレンダーがあるのに伝統の壁掛けホワイトボードカレンダーが存在し、「外出中」や「会議中」と書かなければならなかった

会社で未だにホワイトボードに日程を書き込んでいるところはどうかと思います。

googleカレンダーを見ればよくないですか?

googleカレンダーという無料で使える便利ツールを使用しないのはなぜなのでしょうか?

上司曰く「一目見てわかる!」とのことですが、googleカレンダー見ても同じじゃないですか。

ヒロヤン
完全に思考が停止した職場と言っても過言ではないでしょう。

無意味なスケジュール報告の場、朝のミーティング

(そもそも就業規則上は9:00-17:30なのはさておき)毎週月曜日の朝8:30に朝礼ミーティングしていました。

具体的に
  • 経営理念復唱
  • 1人ずつ気づきや業務発表
  • 1週間の行動予定発表

経営理念を社員で読み上げるのは正直否定しません。会社に、社員に取って同じ方向に進むべきマインドを植え付けるという意味なので。

しかし各々が1週間の行動予定発表に関しては本当に無意味でした。

ヒロヤン
全部googleカレンダーを確認すれば良くないですか?

無駄出費 “意味のない出張”

具体的に

・在庫0の倉庫を見に行って在庫0を確認する

物理的に在庫は0なのですが、計上的に数値がつくので在庫0を新幹線なり飛行機で確認しに行くという業務でした。

年末ということで、上司はFacebookに出張先の温泉風呂を誇らしげに書いていました。

上司曰く

  • 前日に訪問して取引先との酒席で親睦を深める
  • 在庫0という事実を現場で互いにコンセンサスをとる
ヒロヤン
取引先も年末の忙しい時期に来られて大変だったと思いますし、在庫0ならビデオ通話とかで良くないですか?

ノミニケーション

具体的に

・就業間際の唐突な先輩や上司からの飲みのお誘い

急な飲みを誘ってくる上司は害悪でしかありませんでした。

こっちも忙しいのです。大体このパターンは先輩や上司の愚痴や誇らしげな話に相槌をする必要があります。あなたの時間のために、生きているのではありません。

時間泥棒 “電話”

これは相手の時間を奪う最たる最低な行為です。

ひどい電話だと

取引先「先ほどメールをお送りしましたので、ご確認を宜しくお願いします。」

とわざわざ電話で伝えて来ます。

なぜ、こちらの都合も考えずに相手の時間を奪ってまで意味のない「メールのお知らせ電話」をしてくるのでしょうか?

電話は完全に片方の個人都合なので電話をした時点で相手の時間を奪うことになります。

ヒロヤン
電話では「言った・言わない。」等の齟齬をうむこともあり、相手の時間を奪う為良いことは一つもありません。

コミュニケーションツールがメールのみ

具体的に

・昨今のITツールであるslack,messenger,chatツールを使わず未だに自社開発のメールや連絡ツールがメールのみを使用

PCを使って仕事をする人ならばメールでの時間に多くの時間を取られることは間違いないでしょう。

ショートカットキーで、「い」を入力したら予測変換で「いつもお世話になっております。」、「お」を入力したら予測変換で「お疲れ様です。」というような感じで作っていました。

正直形式ばったこのメールは不要です。

今なら

  • slack
  • messanger
  • chatツール(googlechat)

とかいくらでも業務効率化ツールがございます。

ヒロヤン
「いつもお世話になっております。」「お疲れ様です。」というマジックワードを前職ではめちゃくちゃ使っていました。前置きが長くなりすぎると相手に本当に伝えたい事がわからなくなってしまいますし、読む相手のやる気も削ぎます。そしてメール以外の連絡ツールを取り入れられていない会社は思考停止です。

時間泥棒 “Fax”

傾向としてはお局さんがいるような場所はこのFAX設置率が高いです。

きっとお局さん以上の役職が高い上司が来ても、うまく言いくるめされて変革できないのでしょう。

FAXは本当に害悪でしかありません。

  • 発注書をわざわざ印刷する(PCからも発注できますが)
  • 印刷した発注書をFAXする

二度手間です。めちゃくちゃ時間を取られます。

スタンプラリー “ハンコ”

具体的に

・見積書、発注書、請求書等を作成して取引先に送るときに、ハンコをスタンプラリーのごとく集めていた

前職で見積書を作成した時は

  • チームリーダー
  • 課長
  • 部長

とハンコをコンプリートさせてFAXをしていました。

しかしそのスタンプラリー印鑑が効力を発揮したことは一度もありませんでした。

めくら版だらけで、ある上司は「私はめくら版」とネタにすることもあります。

職場の無駄が多いと感じる方々へ

古い大手企業から最先端のベンチャー企業にヒロヤンも転職するまでは文明の利器による効力を全く知りませんでした。あるならどんどん使いましょう。フリープランで使えるものたくさんあります。より効果的に使いたいのなら課金すれば良いですし、役に立たなければ止めればいいのです。まずは考えることを辞めないで。

大手は思考停止もしくは、上の世代が企業体質や習慣を変えようともしないし、受け入れようともしないので変革は難しいと思います。

仕事で結果を出して発言力をつけることでそのような習慣やルールに囚われない生き方をしてみませんか?

ヒロヤンは大手企業戦士からエンジニアとして転職して働き方を変えることで、ストレスがめちゃくちゃ減りましたし、自分が使える時間が仕事もプライベートも増えました。

これらは全て

  • 上司に媚び諂っていた
  • 良い評価を得るために会社に合わせていた
  • 他人に気を使いすぎていた

最も大切なのは自分や家族のために時間を使うことです。

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